Langsung ke konten utama

Mengoptimalkan Komunikasi Perusahaan Melalui Sistem Pengendalian Dokumen

Dalam perusahaan, adalah menjadi suatu hal yang penting untuk dapat mengelola pola komunikasi internal dan eksternal.  Dimana dalam aplikasinya proses komunikasi akan diikuti dengan sistem administrasi yang tepat.  Sistem administrasi ini sendiri, harus dapat memastikan bahwa organisasi menyampaikan pesan secara komunikatif dan efektif.

Di dalam perusahaan sendiri, terdapat dua jenis pola administrasi yang seringkali dijadikan pilihan dalam membentuk sistem.

(1) Pola dokumentasi sentralisasi
Dalam pola dokumen sentralisasi, setiap perusahaan memiliki pusat pengontrol dokumen, biasanya dalam bentuk unit kesekretariatan.  Unit ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan fungsi pengendalian dan penyimpnanan seluruh kearsipan.  Setiap departemen yang terkait memiliki tanggung jawab untuk melakukan fungsi pelaporan dan penertiban kepada sekretariat umum.

(2) Pola dokumen non sentralisasi
Setiap departemen dapat menjalankan korespodensi surat menyurat secara bebas dengan batasan authorisasi yang ditetapkan.  Dalam beberapa hal, sistem juga memastikan bahwa fungsi kearsipan dijalankan per masing-masing bagian dengan sistem pengendalian.  Harus dapat dipastikan bahwa konsep terhadap pengendalian dokumen dijalankan dengan self monitoring.

Langkah apa pun dalan melakukan proses pengendalian dokumen, perusahaan dapat menjalankan sistem e-automatation untuk menjalankan program kearsipan ini berjalan secara elektronik.  Hal yang terpenting adalah menjalankan alir proses secara tepat untuk kemudian diadopsi ke dalam sistem filing komputer. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)
Label:

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Pengembangan Jalur Vertikal dan Horizontal

Bagaimana proses aplikasi dari pengembangan karir seseorang dijalankan dalam suatu jabatan yang sangat bersifat spesialistik. Proses pengembangan terhadap aplikasi karir itu sendiri dapat dilakukan dengan melakukan pengembangan secara vertikal dan horizontal. Penetapan pengembangan status aplikasi horizontal juga akan meliputi konsep pengembangan karir ke arah manajerial dengan menambah ruang lingkup spesialistik yang ada menjadi ruang lingkup pengembangan kompetensi yang lebih luas dalam memahami bidang lainnya. Lalu bagaimana proses konsep pengembangan karir secara vertikal dan horizontal tersebut dijalankan. (1) Jalur karir vertikal Dijalankan dengan meningkatkan fungsi spesialistik dari individu yang ada, kondisi peningkatan jalur vertikal ini hanya dapat muncul apabila konsep pengembangan dari posisi dalam organisasi adalah menduduki konsep strategi fungsional, dimana aspek pengembangan dari komponen organisasi yang dijalankan lebih mendalam ke dalam peningkatan skill indiv...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Teknik Mengkomunikasikan Peraturan Perusahaan yang Tepat

Banyak perusahaan mengalami permasalahan mengenai proses mengkomunikasikan suatu peraturan kepada karyawannya. Masalah yang timbul bisa berasal dari sulitnya untuk membuat karyawan paham mengenai esensi peraturan untuk peningkatan nilai yang positif ke dalam bisnis dan bukannya sebagai bentuk pembatasan untuk meningkatkan kinerja atau performa yang ada dalam perusahaan. Lalu bagaimana proses yang paling tepat untuk melakukan proses sosialisasi yang dimaksudkan tersebut. Proses sosialisasi sebaiknya menggunakan suatu teknik komunikasi yang menggunakan pendekatan dari sisi identitas kematangan individu karyawan itu sendiri. Karyawan sebaiknya dibuat melihat bahwa peraturan perusahaan lebih memberikan konsep keadilan bukan untuk pembatasan. Artinya melihat bahwa peraturan memberikan efek untuk memberikan nilai reward dan punishment yang tepat. Proses sosialisasi juga harus melihat budaya perusahaan dalam mengelola suatu bentuk proses. Lakukan identifikasi dan teknis yang tepat se...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Arsitektur Human Resources dalam Perusahaan

Dalam mengelola SDM (Sumber Daya Manusia) dalam perusahaan, adalah menjadi tantangan bagi perusahaan untuk mampu menyeimbangkan antara tingkatan nilai yang dapat dicapai oleh SDM terkait dengan nilai yang diharapkan oleh perusahaan.  Semakin tinggi nilai yang menjadi kontribusi dari perusahaan, maka semakin tinggi nilai yang dimiliki oleh SDM tersebut. Sebaliknya, ketika nilai yang diberikan sebagai bentuk kontribusi terhadap perusahaan adalah rendah maka nilai yang dimiliki oleh SDM tersebut adalah rendah. Variabel lainnya yang menjadi pertimbangkan dalam proses penetapan terkait dengan keunikan SDM tersebut dalam perusahaan.  Semakin tinggi nilai keunikan yang dimiliki, menunjukkan bahwa posisi karyawan tersebut adalah khas dan penting dalam organisasi. Lalu bagaimana pola klasifikasi ditetapkan terkait dengan pengelompokan SDM tersebut. (1) Kelompok Pertama: Pekerja Kontrak Secara prinsip pekerja kontrak adalah type pekerja yang memiliki keunikan rendah dan kontribusi...
Posting Komentar
Baca selengkapnya